Informationen anfordern und Ergänzungen prüfen

Für: Admins und Mitarbeitende mit Schreibrecht an der Anfrage. Ein nutzbarer E-Mail-Versand und eine erreichbare Kontaktadresse müssen für den Versand eingerichtet sein.

1. Öffnen Sie die Anfrage und wählen Sie Information anfordern.
2. Markieren Sie die benötigten Angaben oder Unterlagen. Formulieren Sie bei Bedarf eine konkrete Rückfrage. Prüfen Sie die angezeigte Nachricht und die Gültigkeit des Ergänzungslinks.
3. Versenden Sie die Anfrage. Im Kommunikationsverlauf sehen Sie, ob die Nachricht geplant, vom Anbieter angenommen oder fehlgeschlagen ist. Anbieterannahme belegt noch keine Zustellung im Postfach.
4. Die angesprochene Person öffnet den geschützten Anfragezugang und übermittelt die angeforderten Angaben oder Dateien. Je nach Anforderung kann sie auch einen Teil nachreichen.
5. Prüfen Sie eingegangene Werte in der Anfrage. Übernehmen und Verwerfen stehen direkt am Feld oder gesammelt unter Alle Ergänzungen prüfen. Eingegangene Originalwerte bleiben nachvollziehbar.

Eine Portalantwort kann zugleich eine ungelesene externe Nachricht und offene Feldentscheidungen erzeugen. Beides wird getrennt erledigt. Das Öffnen des Verlaufs setzt den Lesestatus nicht zurück und übernimmt keine Angaben.

Wenn der Link abgelaufen oder widerrufen ist: Erzeugen Sie aus der Anfrage eine neue passende Anforderung. Geben Sie keine alten Links weiter. Ein Admin stellt die Standardgültigkeit unter Einstellungen → Nachrichtenvorlagen → Ergänzungslinks ein.

Wenn eine Datei noch geprüft wird: Warten Sie auf die Inhalts- und Virenprüfung. Nur sauber geprüfte Dateien stehen zur Verwendung bereit. Dateien und Übergabe beschreibt die Zustände.