Nachrichtenvorlagen und Signatur
Für: Admins unter Einstellungen → Nachrichtenvorlagen.
Die festen Vorlagenarten sind Eingangsbestätigung, Informationen anfordern, Termin anbieten, Erinnerung, Absage und Freie Nachricht. Admins bearbeiten den Inhalt und speichern ihn mit Änderungen speichern als neue Version. Die sechs Arten lassen sich in dieser Oberfläche nicht umbenennen. Bereits eingeplante Nachrichten behalten ihren eingefrorenen Inhalt.
Erinnerung hat drei getrennte Anlässe mit eigenem Betreff und Nachrichtentext: Allgemein, Fehlende Informationen und Terminvereinbarung. Anhänge der Erinnerung gelten für alle drei Anlässe gemeinsam. Angeforderte Angaben und Ergänzungslink sind nur bei Fehlende Informationen verfügbar, Terminlink nur bei Terminvereinbarung. Beim Versand erfordert die Erinnerung an fehlende Informationen eine aktive Informationsanforderung; für die Terminvereinbarung muss ein aktiver Terminlink gewählt werden.
Der Editor bietet Sans Serif oder Serif, die Größen 14, 16, 18, 20 und 24 Pixel sowie Fett, Kursiv, Unterstreichung, Durchstreichung, Listen und Links. Der Betreff ist einzeilig und übernimmt keine Textformatierung. Der Editor bietet keine freien Farben oder beliebiges HTML. Vorlagenfelder stehen als lesbare Chips im Text; beim Versand setzt Tekhelet konkrete Werte ein. Welche Felder im Betreff und beim jeweiligen Versand verwendbar sind, bestimmt der Nachrichtenanlass.
| Vorlagenfeld | Inhalt |
|---|---|
| Name | Name der angesprochenen Person. |
| Anfrage-ID | Öffentliche Kennung der Anfrage. |
| Anliegen | Bezeichnung der Anliegenart. |
| Unternehmensname | Name des Unternehmens. |
| Angeforderte Angaben | Liste der konkret angeforderten Informationen. |
| Ergänzungslink | Geschützter Link der aktuellen Anforderung. |
| Terminlink | Passender Buchungslink. |
| Absagegrund | Der ausgewählte öffentliche Absagetext. |
| Signatur | Zentrale E-Mail-Signatur. |
Der Absagegrund steht nur in der Vorlage Absage zur Verfügung. Dort pflegt der Admin zwischen einem und zwölf öffentliche Textbausteine mit Bezeichnung und Textbaustein. Die Reihenfolge kann per Maus oder Tastatur geändert werden; der letzte Grund kann nicht entfernt werden. Interner Absagegrund für die Vorauswahl kann Keine Zuordnung oder einen der festen internen Gründe enthalten. Ein interner Grund darf höchstens einem öffentlichen Textbaustein zugeordnet sein. Die öffentliche Begründung bleibt eine eigene Versandentscheidung. Die E-Mail-Signatur nutzt den kontrollierten Editor, enthält aber weder Betreff noch Anhänge.
Vorlagenanhänge müssen sauber geprüft sein. Maximal fünf Dateien mit zusammen höchstens 10 MB sind als Vorlagenanhänge zulässig; unterstützte Typen sind PDF, JPEG, PNG, WebP, DOCX und XLSX. Während Upload oder Prüfung läuft, lässt sich die Vorlage nicht speichern. Bei einer freien Nachricht oder ersten Informationsanforderung können zusätzliche geprüfte Anhänge für den einzelnen Versand gewählt werden.
Unter Ergänzungslinks stellt ein Admin die Standardgültigkeit zwischen einem und 365 Tagen ein; der Ausgangswert ist 60 Tage. Ein bereits versendeter Link behält seine konkrete Gültigkeit.