Kommunikation und Anfragezugang

In der Anfrage

Kommunikation zeigt öffentliche Nachrichten, Informationsanforderungen, importierte E-Mails und interne Notizen in zeitlicher Reihenfolge. Einträge sind ausdrücklich als Öffentlich oder Interne Notiz gekennzeichnet. Interne Notizen gehen weder an die externe Person noch in den Anfragezugang. In Notizen können aktive Mitglieder desselben Unternehmens mit @ erwähnt werden, wenn diese Funktion eingerichtet ist.

Das Öffnen einer externen Nachricht setzt ihren teamweiten Lesestatus nicht automatisch auf gelesen. Eine berechtigte Person markiert sie ausdrücklich als gelesen oder wieder als ungelesen. Der Zähler am Register Kommunikation betrifft ausschließlich externe Nachrichten. Offene Prüfentscheidungen über ergänzte Felder sind davon unabhängig.

Nachrichten versenden

Bei Nachricht schreiben können Sie eine freie Nachricht verfassen oder eine veröffentlichte Vorlage als bearbeitbaren Ausgangspunkt wählen. Die Vorlagenarten heißen Eingangsbestätigung, Informationen anfordern, Termin anbieten, Erinnerung, Absage und Freie Nachricht. Bei Erinnerung wählen Sie den Anlass: Allgemein, Fehlende Informationen oder Terminvereinbarung. Eine Erinnerung zu fehlenden Informationen benötigt eine aktive Informationsanforderung; bei einer Terminnachricht wählen Sie einen Aktiven Terminlink. Ein gesendeter Terminlink belegt noch keinen Termin.

Vor dem Versand prüfen Sie Empfänger, Betreff, Text und Anhänge. Zusätzliche Anhänge stehen erst nach erfolgreicher Dateiprüfung zur Auswahl. Automatische Vorlagenanhänge lassen sich beim einzelnen Versand nicht entfernen. Fehlende Vorlagenfelder verhindern den Versand, bis der benötigte Wert vorliegt. Eine Absage-Nachricht ändert den Anfragestatus nicht; Ergebnis und interner Grund werden getrennt in der Anfrage gesetzt.

Der sichtbare Versandzustand unterscheidet Entwurf, Wird versendet, Vom Versanddienst angenommen, Zugestellt, Wird erneut versucht, Zurückgewiesen nach Versand, Vom Versanddienst abgelehnt und Versand fehlgeschlagen. Eine Annahme durch den Versanddienst ist keine Bestätigung, dass die Person die Nachricht gelesen hat.

Anfragezugang

Ein Ergänzungslink ist an eine konkrete Anfrage und Anforderung gebunden, zeitlich begrenzt und widerrufbar. Er ist kein allgemeiner Zugang zu Tekhelet. Die externe Person sieht nur den freigegebenen Ausschnitt; interne Notizen, Bewertungen, Fälligkeiten, Auditdaten und interne Absagegründe bleiben verborgen.

Anforderung in der Anfrage zusammenstellen

Unter Information anfordern wählen berechtigte Personen in Bestehende Angaben gezielt ergänzen lassen die öffentlichen Felder und bereits konfigurierten Unterlagen. Zusätzliche Unterlagen erlaubt einzeln benannte Dokumente mit Hinweis, Pflichtstatus und Dateiregel sowie Weitere Dateien. Zusammen dürfen höchstens 20 Angaben und Uploadbereiche angefordert werden. Die Nachricht zeigt vor dem ersten Versand einen bearbeitbaren Entwurf mit Betreff, Text und erlaubten Anhängen. Nachricht verschicken erstellt die Anforderung und plant die E-Mail ein. Fehlt eine Kontaktadresse oder scheitert der Versand, muss der Link bewusst auf einem anderen sicheren Weg weitergegeben werden. Die einmalige automatische Anzeige des Klartext-Links und die späteren bewussten Aktionen Link kopieren und Link teilen sind getrennt.

Bei einem Aktiven Ergänzungslink sehen Sie das Ablaufdatum. Mit Link kopieren oder Link teilen geben Sie ihn weiter. Laufzeit verlängern hält denselben Link gültig; Link widerrufen beendet neue Ergänzungen. Änderung übernehmen veröffentlicht geänderte Anforderungen als neue Fassung unter dem bestehenden Link und beendet offene Portalsitzungen. Eine neue E-Mail wird dadurch nicht automatisch verschickt. Unter Eingang der Unterlagen sehen Sie Fehlt und Eingegangen. Eine bereits saubere Anfragedatei oder einen geeigneten E-Mail-Anhang können Sie einer Unterlage bewusst zuordnen und die Zuordnung zurücknehmen. Eingegangen bestätigt nur das Vorliegen, nicht die fachliche Richtigkeit.

Ablauf für die externe Person

Der persönliche Link öffnet zuerst eine Startseite; mit Angaben ergänzen beginnt die Portalsitzung. Im Portal stehen Referenz und Gültig bis. Unter Benötigte Angaben erscheinen nur die angeforderten Felder mit Pflichtfeld, Benötigt oder Optional, gegebenenfalls der bisherige Wert und ein Hilfetext. Die konkreten Feldnamen und Auswahlmöglichkeiten stammen aus der Anfragekonfiguration des Unternehmens. Mögliche Eingaben sind Text, Zahl, Datum, Ja/Nein, Auswahl, Adresse, Geldbetrag, Messwert, Zeitraum und Dateien. Eine optionale Nachricht zur Ergänzung kann hinzugefügt werden. Ein angezeigtes Termin auswählen führt zu einem externen Link, nicht zu einer bestätigten Buchung.

Dateien werden mit Dateien auswählen oder per Ziehen in das Uploadfeld hinzugefügt. Das Feld nennt erlaubte Formate, Größe und Anzahl. Während der Prüfung lässt sich der Status erneut abfragen; fehlgeschlagene oder abgelaufene Uploads können erneut hochgeladen, noch nicht abgesendete Dateien entfernt werden. Erst sauber geprüfte Dateien können mit Ergänzung sicher senden übermittelt werden. Bei erlaubter Teilabgabe können weitere Unterlagen später über denselben gültigen Link folgen. Bereits übermittelt zeigt die früheren Einsendungen. Ohne neue oder geänderte Angabe und ohne Nachricht kann keine leere Rückmeldung gesendet werden.

Nach der Übermittlung bleiben Originalwerte und Prüfstatus nachvollziehbar. Tekhelet übernimmt keinen Wert still in die aktuellen Angaben. Informationen anfordern beschreibt die Prüfung.

Nicht nutzbarer Link: Ein abgelaufener, widerrufener oder geschlossener Link kann keine neue Ergänzung annehmen. Eine berechtigte Person kann bei Bedarf eine neue Anforderung aus der Anfrage senden. Bei einem Eingabefehler bleiben die Angaben im Formular und können nach Korrektur erneut gesendet werden.