Integrationen und Eingänge

Für: Admins unter Einstellungen → Integrationen. Mitarbeitende können die dafür freigegebenen Prüffälle bearbeiten. Ein sichtbarer Einstellungsbereich belegt noch keine aktive Verbindung. Anbieterfunktionen brauchen eine Einrichtung und Freigabe für die jeweilige Umgebung.

Website-Eingang

Jeder Website-Eingang ist einer Anliegenart zugeordnet. Der Admin legt ihn an, prüft die versionierte Felddefinition und testet eine Einreichung ohne produktive Anfrageanlage. Vor der Aktivierung werden zugelassene Website-Origins festgelegt. Die Kundenwebsite baut das Formular selbst und verwendet den maschinenlesbaren Vertrag der Plattform. Änderungen an Feldern erzeugen neue Versionen; veraltete oder außer Betrieb genommene Versionen sind vom aktiven Eingang zu unterscheiden.

Beim Anlegen tragen Sie Name, Anliegen und Version des Datenschutzhinweises ein. Das Anliegen verweist auf dessen aktuelle Feldversion. In der Detailansicht können Sie die maschinenlesbare Definition kopieren oder herunterladen und eine JSON-Testeinreichung prüfen. Für die öffentliche Aktivierung geben Sie die Erlaubten Website-Origins an. Der Test legt keine Anfrage an und ersetzt keinen echten Durchlauf auf der Kundenwebsite.

Die aktuelle Anlegeoberfläche setzt für Datei-Felder höchstens 20 Dateien pro Feld und 25 MB pro Datei. Sie erlaubt JPEG, PNG, WebP und PDF; diese Werte sind dort keine frei bearbeitbaren Optionen. Eine ersetzte Formularversion bleibt mindestens 14 Tage als veraltet markiert, bevor sie außer Betrieb genommen werden kann. Die Liste unterscheidet Aktive Version, Veraltet und Außer Betrieb sowie Test- und Live-Modus.

Öffentliche Einreichungen benötigen den vorgesehenen Schutz und eine gültige Zustimmung zum Datenschutzhinweis. Fehler bei Pflichtfeldern, Auswahlwerten, Dateiobergrenzen oder einer falschen Datenschutzhinweis-Version werden im Testbericht einzeln benannt.

E-Mail-Import

Eingehende E-Mails werden über die für den Mandanten eingerichtete Importadresse verarbeitet. Eine sichere Zuordnung bringt die Nachricht direkt zur Anfrage. Unsichere Fälle stehen im Eingang oder in der Importprüfung, wo Admin und Mitarbeitende sie entscheiden. Eine optionale automatische Neuanlage setzt einen vollständig geprüften Eingang ohne passenden Bestandsvorschlag und eine vom Admin gewählte Standard-Anfrageart voraus. Absender, Kennung und Text allein sind keine sichere Zuordnung.

Die Seite E-Mail-Import hat die Bereiche Einrichtung, Verarbeitung und Prüfung:

Bereich	Einstellung oder Aktion	Wirkung
Einrichtung	Importadresse bereitstellen, kopieren, wechseln oder widerrufen	Ein Adresswechsel kann bisherige Adressen für eine befristete Übergangszeit weiter annehmen. Ein Widerruf beendet die Annahme über diese Route. Die Einrichtung ist Admins vorbehalten.
Verarbeitung	Nur E-Mails der eingetragenen Adressen verarbeiten	Optionaler Einsenderfilter. Bis zu 50 einzelne E-Mail-Adressen lassen sich eintragen oder entfernen. Der Filter ist kein Identitätsnachweis.
Verarbeitung	Automatische Anfrageerstellung und Anliegen	Optional. Die Auswahl des Anliegens bestimmt die Standard-Anfrageart für sicher geprüfte neue Eingänge. Änderungen werden direkt gespeichert.
Prüfung	Bestehender Anfrage zuordnen, als neue Anfrage übernehmen oder begründet verwerfen	Für eine neue Anfrage wählen Sie ein Anliegen. Beim Verwerfen wählen Sie Keine Kundenanfrage, Spam, Dublette oder Sonstiger zulässiger Grund.

Die Seite zeigt außerdem den Status der Importadresse, den letzten Test und kürzlich verarbeitete Eingänge. Wenn keine Importadresse bereitgestellt werden kann, zeigt die Oberfläche einen Einrichtungshinweis.

Anhänge bleiben bis zur sauberen Inhaltsprüfung gesperrt. Ein Fehler oder eine unklare Zuordnung darf keine falsche Anfrage verändern. Eine Nachricht klären beschreibt die manuelle Entscheidung.

Termine

Allgemeine Buchungslinks und bestätigte Anbietertermine sind getrennt. Verbindungen und unklare Zuordnungen werden in Termine verwaltet. Nur verifizierte Anbieterereignisse ändern den Terminstand einer Anfrage. Terminlinks und bestätigte Termine erklärt die Grenze.

Für einen allgemeinen Buchungslink erfassen Admins einen Technischen Schlüssel, eine Bezeichnung und eine HTTPS-URL. Der Schlüssel beginnt mit einem Kleinbuchstaben und enthält danach nur Kleinbuchstaben, Ziffern oder Bindestriche. Die Bezeichnung und URL können als neue Version veröffentlicht werden; die Versionshistorie bleibt sichtbar. Links lassen sich aktivieren oder deaktivieren. Bei bestätigten Terminverbindungen zeigt die Seite Fähigkeits-, Abonnement- und Abgleichstatus. Ein manuell angeforderter Abgleich setzt eine verfügbare, dafür geprüfte API-Verbindung voraus. Unklare Termine werden nach einer Anfragesuche bewusst einer Anfrage zugeordnet. Die Statuswirkung bestätigter Termine lässt sich gesondert ein- oder ausschalten.

Speicher

Unter Speicher richtet der Admin ein tenantgebundenes Ziel für Übergaben ein. Die verfügbaren Anbieter und Picker hängen von den freigegebenen Capability Gates ab. Eine getrennte oder widerrufene Verbindung muss erneut autorisiert werden. Erfolgreiche Authentifizierung allein beweist noch keine Schreib- oder Löschfähigkeit am gewählten Ziel; vor Nutzung sind die angebotenen Prüfungen auszuführen. Dateien, Export und Übergabe beschreibt die Fachzustände.

Falls die Umgebung den Anbieter freigibt, können Admins Microsoft 365 oder Google Drive verbinden. Zu jeder Verbindung stehen Einrichtung, Verbindung testen, Erneut autorisieren und Trennen zur Verfügung. Bei der Einrichtung geben Sie eine Bezeichnung für das Speicherziel ein und wählen einen Ordner. Für Microsoft 365 stehen persönliches OneDrive und SharePoint zur Auswahl; bei SharePoint wird zuvor die Website-URL eingegeben. Für Google Drive wird die Ordnerauswahl geöffnet, sofern der Browser sie unterstützt. Bestätigen und prüfen testet das ausgewählte Ziel. Der Verbindungsstatus und Zeitpunkt des letzten Tests stehen in der Liste.

Mögliche Verbindungsanzeigen sind Zielordner fehlt, Prüfung läuft, Einsatzbereit, Erneute Anmeldung erforderlich, Getrennt und Prüfung fehlgeschlagen. Bei einem Fehler prüfen Sie zunächst Verbindung und Zielordner; bei Erneute Anmeldung erforderlich autorisieren Sie die Verbindung erneut.

Standort und Einsatzgebiet

Einstellungen → Unternehmen → Standort & Einsatzgebiet ist für Admins vorgesehen. Unternehmensstandort ist der Ausgangspunkt für Entfernungs- und Fahrzeitberechnungen. Die Adresse umfasst Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land und optional einen Adresszusatz. Nach dem Speichern wird sie geprüft; erst ein bestätigter Standort kann für eine aktive Einsatzgebietsregel verwendet werden. Eine unklare oder fehlgeschlagene Validierung verlangt eine Korrektur.

Adressvorschläge verwenden ist eine eigene Einstellung. Bei aktivierten Vorschlägen können Sie einen Treffer auswählen oder die Adresse weiterhin manuell eingeben. Das Vorschlagsergebnis bestätigt den Unternehmensstandort noch nicht.

Berechnungsregel	Prüfung
Nicht prüfen	Keine Einsatzgebietsprüfung; Standard bei neuen Mandanten.
Entfernung und Fahrzeit einhalten	Beide Grenzwerte müssen eingehalten sein.
Entfernung oder Fahrzeit einhalten	Einer der beiden Grenzwerte genügt.
Nur Entfernung prüfen	Verwendet nur die maximale Entfernung.
Nur Fahrzeit prüfen	Verwendet nur die maximale Fahrzeit.

Bei einer Regel mit Entfernung erscheint Maximale Entfernung in km, bei einer Regel mit Fahrzeit Maximale Fahrzeit in Minuten. Beide Werte dürfen 0 sein. Die Entfernung darf höchstens 40.000 km betragen. Ein Überschreiten erzeugt einen Hinweis und lehnt die Anfrage nicht automatisch ab. Eine fehlende, unklare oder veraltete Bewertung muss gesondert geprüft werden.

Wenn der Geoapify-Test für die Umgebung verfügbar ist, zeigt die Seite Geoapify testen. Verwenden Sie dort ausschließlich synthetische Testadressen. Die Auswahl enthält voreingestellte Beispiele für Berlin, München, Hausnummernzusatz, Österreich, Mehrdeutigkeit und keinen Treffer sowie Eigene synthetische Testadresse. Für einen Routingtest ist ein bestätigter Unternehmensstandort nötig. Dieser Test belegt keine allgemeine Production-Freigabe anderer Anbieterfunktionen.