Anliegen, Status und Felder
Für: Admins. Einstellungen ändern den künftigen Ablauf; bestehende Anfragen behalten ihren gespeicherten fachlichen Stand.
Anliegenarten
Abschnitt betitelt „Anliegenarten“Unter Einstellungen → Anliegen & Felder können Admins Anliegenarten hinzufügen, bearbeiten, duplizieren, deaktivieren und wieder aktivieren. Eine deaktivierte Art ist für neue Anfragen nicht auswählbar; vorhandene Anfragen und ihre Versionen bleiben lesbar. Beim Duplizieren werden Feldzuordnung, Reihenfolge und Pflichtangaben aus dem aktuellen Stand übernommen.
Für jede Feldzuordnung wählen Sie Nicht verwendet, Optional oder Pflichtangabe. Ein Pflichtfeld bestimmt die fachliche Vollständigkeit; es muss trotzdem nicht beim ersten Telefonat vorliegen. Fehlt es später, kann es über den Anfragezugang angefordert oder im konkreten Fall begründet als nicht notwendig markiert werden.
Feldherkunft und Feldtypen
Abschnitt betitelt „Feldherkunft und Feldtypen“- Systemfelder haben eine feste fachliche Bedeutung und verständliche deutsche Bezeichnungen. Ihre Verwendung je Anliegen kann geändert werden; geschützte Bindungen und historische Werte bleiben erhalten.
- Branchenfelder stammen aus dem anfänglichen Paket des Unternehmens. Das Paket ist ein Startpunkt und sperrt keine spätere eigene Anliegenpflege.
- Eigene Felder legt ein Admin für den Mandanten an. Bezeichnung, Hilfetext, Sichtbarkeit, Aktivierung, Auswahlmöglichkeiten und gegebenenfalls Anzeige als Key-Feld werden versioniert bearbeitet.
Mitgelieferte Systemfelder
Abschnitt betitelt „Mitgelieferte Systemfelder“Die Systemfelder sind von Anliegenart und Branche unabhängig verfügbar. Ihre Verwendung und ihr Pflichtstatus werden je Anliegen festgelegt. Die folgende Liste nennt ihre mitgelieferten Bezeichnungen.
| Feld | Art | Bedeutung |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Kurzer Text | Name der anfragenden Person und Kontaktdaten der Anfrage |
| E-Mail-Adresse | Adresse für Rückfragen und gegebenenfalls den Ergänzungslink | |
| Unternehmen / Organisation | Kurzer Text | Zugehörige Organisation, falls vorhanden |
| Anschrift | Adresse | Standardadresse des Kontakts; sie ist vom Einsatzort getrennt |
| Bevorzugter Kontaktweg | Einfachauswahl | E-Mail, Telefon oder WhatsApp; der passende Kontaktweg muss angegeben sein |
| Telefonnummer | Telefon | Telefonnummer für Kontakt per Telefon oder WhatsApp |
| WhatsApp-Nummer | Telefon | Abweichende Nummer, wenn WhatsApp nicht über die Telefonnummer erreichbar ist |
| Bevorzugte Erreichbarkeit | Kurzer Text | Optionales Zeitfenster für einen Rückruf |
| Einsatzort | Adresse | Ort der angefragten Leistung; kann nach Annahme in der Anfrage gepflegt werden |
| Fotos und Dokumente | Datei-Upload | Anfragebezogene Dateien mit Uploadprüfung |
| Zusätzliche Informationen | Langer Text | Weitere Hinweise zum Anliegen; erscheint in der Detailübersicht |
Anliegen ist die Anfrageart, Quelle eine feste Systemeigenschaft und Betreff der kurze Anfragetitel. Diese Angaben sind keine frei anlegbaren Systemfelder. Ein Einsatzort und eine Kontaktanschrift haben unterschiedliche Eigentümer und dürfen nicht stillschweigend gleichgesetzt werden.
Unterstützte Feldtypen sind kurzer und langer Text, Zahl, Datum, Ja/Nein, Einfach- und Mehrfachauswahl, E-Mail, Telefon, Adresse, URL, Geldbetrag, Messwert, Zeitraum und Datei-Upload. Bei Auswahlfeldern verwaltet der Admin die Optionen in ihrer sichtbaren Reihenfolge. Ein Feld kann öffentlich oder intern sein; interne Felder erscheinen nicht im externen Anfragezugang.
Benannte Unterlagen können als Datei-Felder mit Nicht verwendet, Optional oder Pflichtangabe einer Anliegenart zugeordnet werden. Zusätzlich lassen sich einzelne Unterlagen anfragebezogen nachfordern. Die Bezeichnungen systemseitiger Unterlagen bleiben geschützt.
Feld bearbeiten
Abschnitt betitelt „Feld bearbeiten“Im Feldeditor können Admins die Sichtbarkeit als Für Interessenten oder Nur intern und den Status als aktiv oder inaktiv setzen. Ein inaktives Feld fällt aus neuen Anliegenversionen heraus; vorhandene Angaben bleiben lesbar. Als Key-Feld in der Anfrageübersicht anzeigen gilt mandantenweit für alle Anliegenarten, die das Feld verwenden. Datei-Felder und Systemfelder, die bereits in einem festen Anfragebereich erscheinen, stehen dafür nicht zur Auswahl.
Für jede Anliegenart sind Nicht verwendet, Optional und Pflichtangabe auswählbar. Bei Einfach- und Mehrfachauswahl lassen sich Optionen ergänzen, umbenennen, umsortieren und entfernen. Bei einer Einfachauswahl kann pro Option zusätzlich ein optionaler Zeitbezug für den gewünschten Beginn hinterlegt werden; er ist kein bestätigter Termin und keine verbindliche Frist. Änderungen an Verwendung und Pflichtstatus werden erst mit Änderungen speichern übernommen und gelten für neue Anliegenversionen.
Unter Einstellungen → Status können Admins die vier optionalen Zwischenstatus Angaben vollständig, Termin vereinbart, Angebot wird erstellt und Angebot versendet ein- oder ausschalten. Neu, In Prüfung, Rückfrage offen, Gewonnen, Abgesagt und Geschlossen bleiben immer aktiv. Ein ausgeblendeter Status bleibt in alten Anfragen sichtbar, kann aber nicht neu gewählt werden. Neue Status mit eigener Bedeutung können nicht angelegt werden.
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