Automationen, Arbeitszeit und Dringlichkeit

Für: Admins. Die Verwaltung unter Einstellungen → Automationen besteht aus Regeln, Arbeitszeit und Dringlichkeit und Protokoll.

Regeln

Eine Regel zeigt ihren Ablauf als Wenn – Und – Dann. Wenn bezeichnet den Auslöser, Und zusätzliche Bedingungen und jedes Dann eine eigene Wirkung. Regeln können aktiviert, bearbeitet, geordnet und gelöscht werden. Die Reihenfolge ist sichtbar; für das Verschieben gibt es neben Drag-and-drop eine Tastaturalternative.

Eine Regel hat einen Namen, genau einen Auslöser, höchstens zwölf zusätzliche Bedingungen und eine bis fünf Wirkungen. Änderungen erzeugen eine neue Regelversion. Unter Mit Vorlage starten können Sie eine neue Regel vorbelegen: Eingangsbestätigung senden, Nächsten Schritt für neue Anfrage setzen, Nach fester Wartezeit erinnern, Status bei Ergänzung vorschlagen, Status bei verifiziertem Termin anwenden oder Bei Importfehler hinweisen. Anschließend sind Auslöser, Bedingungen und Wirkungen bearbeitbar. Für eine automatische Nachricht muss eine passende veröffentlichte Vorlage vorliegen.

Auslöser: Wenn

Auswahl im Editor	Ereignis
Eine neue Anfrage wurde angelegt	Nach erfolgreicher Anfrageanlage.
Der Status einer Anfrage wurde geändert	Bei einem belegten Statuswechsel.
Die Zuständigkeit wurde geändert	Bei Zuweisung oder Freigabe.
Eine Anfrage wartet auf Rückmeldung	Beim Wechsel in den Wartezustand.
Eine Ergänzung ist eingegangen	Bei neuen Angaben oder Dateien aus dem Anfragezugang.
Eine Nachricht des Interessenten ist eingegangen	Bei einer eindeutig zugeordneten externen Nachricht.
Ein nächster Schritt wird fällig	Zum geplanten Fälligkeitszeitpunkt.
Ein nächster Schritt ist überfällig	Sobald der aktive Schritt überfällig ist.
Ein nächster Schritt wurde erledigt	Beim Abschluss des aktiven Schritts.
Ein Aufmerksamkeitshinweis ist neu	Wenn ein Signal entsteht.
Die Dringlichkeit eines Hinweises hat sich geändert	Beim Wechsel der Handlungsstufe.
Ein Aufmerksamkeitshinweis ist erledigt	Wenn das Signal endet.
Ein Termin wurde bestätigt	Bei einem verifizierten Termin.
Ein bestätigter Termin wurde geändert	Bei einer belegten Terminänderung.
Ein bestätigter Termin wurde abgesagt	Bei einer belegten Terminabsage.
Ein Mailimport muss geprüft werden	Bei einer nicht sicher zugeordneten E-Mail.
Ein Mailimport ist fehlgeschlagen	Bei einem technischen oder fachlichen Importfehler.

Zusätzliche Bedingungen: Und

Für Vergleich stehen ist, ist nicht, ist einer von und ist vorhanden zur Auswahl. Ist einer von prüft mehrere gewählte Werte; bei freien Werten trennen Sie diese mit Kommas. Ist vorhanden benötigt keinen Wert. Die angebotenen Werte stammen aus der aktiven Konfiguration Ihres Unternehmens.

Auswahl im Editor	Werte oder Bedeutung
Aktueller Status	Einer der festen Systemstatus mit dem im Unternehmen sichtbaren Namen.
Vorheriger Status	Status unmittelbar vor dem auslösenden Ereignis.
Anfrageart	Eine veröffentlichte Anfrageart.
Eingangsquelle	Websiteformular, E-Mail, Telefon, Persönlich oder Manuell erfasst.
Zuständigkeit	Ein aktives Teammitglied.
Aktiver Aufmerksamkeitshinweis	Eines der festen Signale.
Handlungsstufe	Information, Normal, Hoch oder Kritisch.
Zustand des nächsten Schritts	Aktiv oder Erledigt.
Fälligkeit des nächsten Schritts	Später fällig, Fällig oder Überfällig.
Wert eines Anfragefelds	Ein aktives, typisiertes Feld der Anfrageart; wählen Sie zuerst Anfragefeld.
Belegter Terminzustand	Durch bestätigtes Ereignis belegt oder Durch Anbieterabgleich belegt.
Wartezustand	Wir warten auf die Rückmeldung des Interessenten.

Wirkungen: Dann

Auswahl im Editor	Weitere Felder und Grenze
Zuständigkeit festlegen	Zuständige Person aus den aktiven Teammitgliedern. Eine manuell gesetzte oder von einer anderen Regel geschützte Zuständigkeit bleibt bestehen.
Nächsten Schritt festlegen	Umgang mit bestehenden Schritten, Bezeichnung des nächsten Schritts, Fällig nach und Zuständigkeit des nächsten Schritts. Ein manuell gesetzter Schritt bleibt bestehen.
Status sicher ändern	Neuer Status: In Prüfung, Rückfrage offen, Angaben vollständig, Angebot wird erstellt oder Termin vereinbart. Gewonnen und Abgesagt sind keine automatischen Ziele.
Internen Hinweis senden	Wer wird benachrichtigt?: Administratoren oder Mitarbeitende.
Freigegebene Nachricht senden	Nachrichtenvorlage aus veröffentlichten, automatisch vollständig belegbaren Vorlagen. Ergänzungs- und Terminlinks benötigen ihren eigenen geprüften Versandvorgang.

Für Umgang mit bestehenden Schritten gibt es Nur anlegen, wenn noch kein Schritt besteht, Von dieser Regel angelegten Schritt aktualisieren und Als Vorschlag anzeigen. Bei Fällig nach wählen Sie Minuten, Stunden oder Arbeitstage. Die Oberfläche begrenzt den Wert auf 10.080 Minuten, 168 Stunden beziehungsweise 365 Arbeitstage. Für Zuständigkeit des nächsten Schritts gibt es Zuständigkeit der Anfrage übernehmen und Nicht zuweisen. Die Anfragezuständigkeit selbst ändert sich dadurch nicht.

Eine Regel überschreibt einen manuell festgelegten nächsten Schritt nicht still. Manuelle Ergebnisse wie Gewonnen und Abgesagt sind keine automatische Statuswirkung. Die Auswahl zeigt aktive Felder und Teammitglieder des Mandanten statt technischer Schlüssel. Eine Ergebnisvorlage kann den Editor einmalig vorbelegen; danach ist die Regel bearbeitbar.

Arbeitszeit und Handlungsstufen

Im Arbeitskalender stellen Sie Zeitzone, Feiertagsregion und Arbeitsintervalle für jeden Wochentag ein. Die Feiertagsregion bietet bundesweite deutsche Feiertage oder ein Bundesland. Pro Tag können Sie Intervalle mit Von und Bis hinzufügen oder entfernen; ohne Intervall ist der Tag arbeitsfrei. Weitere Daten tragen Sie unter Arbeitsfreie Tage (YYYY-MM-DD) ein. Mit Wirksam ab veröffentlichen Sie die neue Kalenderversion.

Arbeitstage für einen automatisch gesetzten nächsten Schritt folgen diesem Kalender. Außerhalb der Arbeitszeit gilt der nächste verfügbare Arbeitszeitpunkt.

Der Katalog enthält 16 feste Signale. Rang, Grundstufe und maximale Stufe sind systemfest. Je Signal stehen nur die folgenden Zeitpunkte zur Verfügung. Die Obergrenze beträgt sieben Tage; gezählt wird innerhalb des Arbeitskalenders. Mit Wirksam ab veröffentlichen Sie eine neue Fassung. Signale und Handlungsstufen erklärt die einzelnen Befunde.

Signale	Einstellbare Zeitpunkte
Antwort überfällig	Hinweis nach, Auf Hoch erhöhen nach, Auf Kritisch erhöhen nach.
Übergabe fehlgeschlagen, Speicherverbindung nötig, Integration getrennt, Pflichtnachricht fehlgeschlagen, Nachricht fehlgeschlagen, Nachreichung übergeben und Nächster Schritt überfällig	Auf Kritisch erhöhen nach.
Eingang klären, Neue Rückmeldung, Neue Anfrage prüfen und Zuständigkeit fehlt	Auf Hoch erhöhen nach, Auf Kritisch erhöhen nach.
Außerhalb des Einsatzgebiets, Nächster Schritt fehlt und Standortprüfung nötig	Auf Hoch erhöhen nach.
Angaben fehlen	Keine Zeitgrenze; ein blockierender Anfragezustand setzt das Signal auf Hoch.

Die erste Hochstufung benötigt mindestens 30 Minuten, eine alleinige Hoch-zu-Kritisch-Grenze mindestens 120 Minuten. Bei mehreren Zeitpunkten muss jeder folgende später liegen. Ohne den zugrunde liegenden Fachzustand entsteht durch eine Zeitgrenze kein Signal.

Protokoll und Fehler

Das Ausführungsprotokoll zeigt ausgeführte, vorgeschlagene und übersprungene Wirkungen sowie Konflikte und Fehler. Suchen Sie nach Anfrage oder Regel und filtern Sie nach Beteiligte Regel. Unter Angezeigte Prüfungen stehen Für die Arbeit relevante Prüfungen, Alle Prüfungen, Nur Änderungen und Vorschläge, Nur Prüfungen ohne Änderung und Nur Probleme und Blockierungen zur Auswahl.

Öffnen Sie einen Eintrag, um Wirkung und Schutzgrund zu prüfen. Technische Details zeigen unter anderem Zustand, Lauf-ID und Betriebsmodus. Ein geplanter oder übersprungener Effekt ist keine ausgeführte Änderung. Prüfen Sie den aktuellen Anfragestand, bevor Sie nach einem Fehler eine Regel bearbeiten.